Spezialisiert auf IP-Management

Dokumenten­management,
das mitdenkt.

Ein moderner, browserbasierter Arbeitsbereich, der mitdenkt. Pace IP bringt Ordnung in komplexe Dokumentenlandschaften und vereint E-Mails, Akten und Fristen an einem Ort – maßgeschneidert für die Arbeitsweise von IP-Fachleute. Unser Team begleitet Sie von der Integration bis zum Produktivbetrieb, damit Sie Ihre Daten von Anfang an erfolgreich strukturieren.

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🔒 DSGVO-konform

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Alle IP-Vorgänge auf einen Blick – strukturiert, suchbar, sicher.

Fristenmanagement & Alerts
Volltext-Dokumentensuche
Multi-User Workflows
API & KI-Integration
⚡ Schnelle Implementierung
✓ DSGVO-konform ✓ Server in Deutschland ✓ ISO 27001 ✓ 99,9% Verfügbarkeit ✓ Cloud & On-Premise ✓ Revisionssicher ✓ OCR-Volltextsuche ✓ DATEV-Integration ✓ DSGVO-konform ✓ Server in Deutschland ✓ ISO 27001 ✓ 99,9% Verfügbarkeit ✓ Cloud & On-Premise ✓ Revisionssicher ✓ OCR-Volltextsuche ✓ DATEV-Integration

DMS-Funktionen

So revolutionieren wir Ihren Arbeitsalltag

PDF-Werkzeuge

Optimieren Sie Ihren Workflow mit mächtigen PDF-Funktionen direkt im Arbeitsbereich – ganz ohne externe Software:

Effiziente Bearbeitung: PDFs mit einem Klick zusammenführen, mit Wasserzeichen versehen oder Briefköpfe direkt anwenden.

Rechtssichere Formate:Generieren Sie im Handumdrehen konforme PDF/A-Dokumente oder ZUGFeRD-Rechnungen.

Automatische Versionierung: Dank der Hintergrund-Versionierung kehren Sie jederzeit per Drag-and-Drop zu früheren Bearbeitungsständen zurück.

Sofortige OCR-Erkennung: Bereits beim Upload werden Dokumente vollautomatisch textlich erfasst und sind sofort über die Volltextsuche auffindbar.

PDF-Werkzeuge

Optimieren Sie Ihren Workflow mit mächtigen PDF-Funktionen direkt im Arbeitsbereich – ganz ohne externe Software:

Effiziente Bearbeitung: PDFs mit einem Klick zusammenführen, mit Wasserzeichen versehen oder Briefköpfe direkt anwenden.

Rechtssichere Formate:Generieren Sie im Handumdrehen konforme PDF/A-Dokumente oder ZUGFeRD-Rechnungen.

Automatische Versionierung: Dank der Hintergrund-Versionierung kehren Sie jederzeit per Drag-and-Drop zu früheren Bearbeitungsständen zurück.

Sofortige OCR-Erkennung: Bereits beim Upload werden Dokumente vollautomatisch textlich erfasst und sind sofort über die Volltextsuche auffindbar.

Der zentrale Dokumentenbereich

Arbeiten Sie in einem einzigen, intelligenten Workspace, der alle Informationen bündelt. Keine getrennten Ansichten oder komplizierten Klicks mehr – steuern Sie Ihre Dokumente komplett intuitiv:

Einheitliche Interaktion: Keine getrennten Browser für Namen und Fälle. Sie interagieren mit beiden Typen in einem einzigen Bereich und verschieben oder kopieren Dokumente spielend leicht von Fall zu Name und umgekehrt.

Einfacher Upload & Struktur: Dokumente lassen sich unkompliziert per „Drag and Drop“ oder über den klassischen Auswahldialog hochladen und sofort den relevanten Kategorien zuordnen.

Flexibles Vorschaufenster: Sichten Sie eine große Anzahl von Dokumenten hocheffizient. Das Vorschaufenster ist mit der Haupttabelle verbunden, lässt sich in der Größe anpassen oder für perfektes Arbeiten auf einen separaten Bildschirm verschieben.

Individuelle Ansicht: Die Auswahl und Anordnung der angezeigten Spalten in der Haupttabelle lässt sich mit wenigen Klicks direkt auf Ihre persönlichen Bedürfnisse einstellen.

Intelligent, zukunftssicher und maximal flexibel

Die Architektur von Pace IP bringt modernste Technologie und höchste Stabilität in Ihren Arbeitsalltag. Profitieren Sie von einer lernfähigen Plattform, die sich exakt an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei oder Ihres Unternehmens anpasst:

Single Source of Truth: Das System greift direkt und ohne Umwege auf die Patricia DB zu. Desynchronisationsprobleme gehören damit endgültig der Vergangenheit an – Ihre Daten sind zu jeder Sekunde absolut konsistent und aktuell.

Modulare Erweiterbarkeit: Die Plattform ist so konzipiert, dass innovative Plug-ins und intelligente Funktionen wie KI-Assistenten, Postboxen, Trifold- oder Zitieransichten jederzeit nahtlos zugeschaltet werden können.

Einfache Internationalität: Neue Sprachen lassen sich im Handumdrehen im System hinterlegen. Jeder Benutzer kann seine bevorzugte Arbeitssprache ganz separat und individuell für sich auswählen..

Blitzschnelle Recherche in Ihrer gesamten Dokumentenbasis

Finden Sie genau das, was Sie suchen – ohne langes Klicken. Die hochentwickelte Suchfunktion durchsucht Ihr gesamtes System in Echtzeit und liefert präzise Ergebnisse in Sekundenschnelle:

Automatischer OCR-Prozess: Jedes Dokument wird direkt beim Systemeingang im Hintergrund automatisch einer optischen Zeichenerkennung (OCR) unterzogen und indexiert. So ist jeder Scan kurze Zeit später vollständig im Volltext durchsuchbar.

Globale Suche in Echtzeit: Suchen Sie nach beliebigen Schlagworten über das gesamte Repository hinweg. Die Ergebnisse stehen Ihnen ohne spürbare Ladezeiten sofort zur Verfügung.

Intelligente Strukturierung: Grenzen Sie Ihre Suche ganz flexibel ein. Sie können gezielt innerhalb einer einzelnen Akte, einer kompletten Aktenfamilie oder im gesamten Dokumentenbestand recherchieren.

Präzise Filterfunktionen: Verfeinern Sie Ihre Suchergebnisse im Handumdrehen. Filtern Sie Dokumente nach bestimmten Datentypen (z. B. .docx, .pdf), Dokumentenarten oder grenzen Sie die Suche auf exakte Zeiträume ein.

Maximale Rechtssicherheit und medienbruchfreie Prozesse

Unterzeichnen und versenden Sie sensible Dokumente direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Dank der nahtlosen Anbindung sichern Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz rechtlich ab, ohne das EDMS zu verlassen:

Direktes Signieren aus der Akte: Nutzen Sie die integrierte E-Mail-Funktion, um Nachrichten und Dokumente direkt aus der jeweiligen Akte heraus digital zu signieren. Ein Wechsel in externe Signatur-Tools entfällt komplett.

Vollständige Compliance: Jede digitale Signatur erfüllt höchste Sicherheitsstandards. So stellen Sie sicher, dass Verträge, Schriftsätze und Mandantenkorrespondenzen lückenlos rechtssicher und manipulationsgeschützt übermittelt werden.

Automatisierter Workflow: Nach der digitalen Signatur verbleibt das Dokument im geschützten System oder wird automatisch über Ihren Exchange-Server bzw. E-Mail-Host versendet – inklusive der korrekten Zuordnung zum jeweiligen Aktenzeichen.

Dokumentenzyklus im DMS
Erfassung
Scan · Upload · E-Mail · API
OCR & KI
Volltexterkennung · Auto-Indexierung
Klassifizierung
Automatisch · Manuell · Regelwerk
Bearbeitung Dokumente
Manuell · KI-gestützt · Hybrid
Workflow / Freigabe
Mehrstufig · SLA · Eskalation
Archivierung
Revisionssicher · GoBD · AES-256

Was wir für Sie leisten

  • Integrationsplanung

Wir analysieren Ihre bestehende Systemlandschaft und entwickeln eine maßgeschneiderte Integrationsstrategie – ohne Betriebsunterbrechung.

  • Installation & Konfiguration

Fachgerechte Bereitstellung der gesamten Softwareumgebung – lokal oder in der Cloud, nach Ihren Anforderungen.

  • Customizing

Individuelle Anpassung an Ihre spezifischen IP-Workflows: Vorlagen, Fristen, Zuständigkeiten und Kategorien nach Ihren Regeln.

  • Datenmigration

Sicherer und vollständig verlustfreier Transfer bestehender Akten, E-Mails und Dokumente in Ihre neue Umgebung.

  • Multisystemintegration

Nahtlose Vernetzung Ihrer gesamten IP-Technologien. Wir verbinden IPMS, moderne KI-Lösungen und Drittanbieter-Anwendungen via API zu einem zentralen, hocheffizienten Workflow.

  • Hosting Management

Sicherer, skalierbarer und DSGVO-konformer Serverbetrieb. Wir kümmern uns um die maximale Performance und Verfügbarkeit Ihrer Systeme.

  • IT-Support

Technischer Hintergrundsupport für eine dauerhafte Systemstabilität. Wir überwachen Ihre Infrastruktur und beheben potenzielle Störungen proaktiv

  • Anwender-Support

Direkte und persönliche Hilfe für Ihr Team. Wir unterstützen Sie mit maßgeschneidertem Onboarding, Schulungen und schnellen Antworten im Arbeitsalltag.

KOSTENLOS & UNVERBINDLICH

Nehmen Sie
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Ob Live-Demo, Fachfrage oder Beratungsgespräch – wir sind persönlich für Sie da.

  • Live-Demo: EDMS in 30 Minuten erleben
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Das Patricia® Cooperation Portal (PCP) ist eine der leistungsfähigen Erweiterungen der IP-Management-Lösung des schwedischen Herstellers Patrix® AB. Das PCP ermöglicht z.B.
Limiterten Lese- und/oder Lese/Schreib-Zugriff auf Patricia-Akten
Online Aktualisierungen und Uploads von Patricia-Akten
Online Abgabe von Erfindungsmeldungen
Zugriff auf freigegebene Reports z.B. zu eigenen Akten, dem Portfolio, oder Kosten.

Serviva

Implementierungspartner

Die Digitalisierung von IP-Prozessen erfordert mehr als nur Software. Serviva vereint technisches Fachwissen mit strategischer Beratung, um Pace IP nahtlos in Ihr Unternehmen oder Ihre Kanzlei einzubinden. Wir moderieren den Wandel und stellen sicher, dass Ihre Teams vom ersten Tag an produktiv arbeiten

Use Case: Ganzheitliche Begleitung von der Anforderungsaufnahme bis zum Support nach dem Go-Live sorgt Serviva für ein reibungsloses Projektmanagement.


FAQ

Kernnutzen

Das System von PACE IP wurde gezielt für die Verwaltung von gewerblichen Schutzrechten entwickelt. Es dient dazu, die oft massiven Dokumentenmengen bei Patent-, Marken- und Designverfahren digital zu strukturieren. Durch die Automatisierung von Ablageprozessen wird die Effizienz in Kanzleien und Rechtsabteilungen gesteigert und die Revisionssicherheit der Aktenführung gewährleistet.

Cloud vs. On-Premise

PACE IP bietet eine hohe Flexibilität bei der Wahl der Infrastruktur. Kunden können entscheiden, ob sie das System als On-Premise-Lösung auf eigenen Servern betreiben oder die Cloud-Variante nutzen möchten. Beide Modelle unterstützen hybride Arbeitsweisen, sodass der sichere Zugriff auf IP-Dokumente sowohl aus dem Büro als auch aus dem Homeoffice jederzeit gewährleistet ist.

Rollen- und Rechtemanagement

Die PACE IP unterstützt ein granulares Rollen- und Rechtemanagement. Administratoren können spezifische Zugriffsberechtigungen für externe Beteiligte definieren. So ist es möglich, Mandanten über gesicherte Portale oder dedizierte Freigaben direkten Zugriff auf den aktuellen Stand ihrer Schutzrechtsakten zu gewähren, ohne die Sicherheit interner Kanzleidaten zu gefährden.